Blog

Tìm hiểu về xây dựng chính sách chất lượng ISO 9001:2015?


Chính sách chất lượng ISO 9001:2015 là gì? Mục đích xây dựng để làm gì? Xây dựng chính sách chất lượng ISO 9001:2015 là để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và hiệu quả kinh doanh, đảm bảo năng lực cạnh tranh đáp ứng cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Chính sách chất lượng ISO 9001:2015 có thể được xem là một bản mô tả ngắn gọn về mục đích hoạt động và định hướng chiến lược phát triển của tổ chức cũng như cung cấp một khuôn khổ cho việc thiết lập mục tiêu chất lượng đồng thời bao gồm tất cả các cam kết nhằm đáp ứng các yêu cầu hiện hành theo tiêu chuẩn ISO 9001; đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đối tác; yêu cầu luật định hoặc các chế định liên quan để có sự cải tiến liên tục đảm bảo sự phù hợp. 

Chính sách chất lượng ISO 9001:2015

Trước hết ta tìm hiểu ISO 9001:2015 là gì? ISO 9001:2015 là một hệ thống quản lý chất lượng cơ bản được sử dụng phổ biến trong mọi ngành nghề, lĩnh vực với mọi quy mô ở bất cứ nơi đâu trên thế giới. Đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 là bằng chứng chứng minh doanh nghiệp đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng thành công, hiệu quả và thỏa mãn mọi yêu cầu của tiêu chuẩn đưa ra. 

Tiêu chuẩn quốc tế này đưa ra một khuôn khổ do tổ chức quốc tế ISO ban hành và phát triển để cải tiến sự thống nhất giữa các tiêu chuẩn và các hệ thống quản lý. Áp dụng ISO 9001 sẽ giúp các tổ chức sử dụng cách tiếp cận theo quá trình, kết hợp với chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) và tư duy dựa trên rủi ro từ đó giúp thống nhất hoặc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác khi có nhu cầu. 

Chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015 được đề cập trong Điều khoản 5.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Chính sách chất lượng xây dựng dựa trên sự kết hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của tổ chức. 

Xây dựng, áp dụng, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2015 làm nền móng trên con đường xây dựng cho một nền văn hoá chất lượng lâu dài.

Ai là người chịu trách nhiệm về chính sách chất lượng?

Lãnh đạo cao nhất sẽ là người chịu trách nhiệm trong việc thiết lập, viết thành văn bản và truyền đạt chính sách chất lượng trong nội bộ cũng như cung cấp cho các bên liên quan đến hoạt động vận hành và tiến trình phát triển của tổ chức. 

Để xây dựng và áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào quản lý hệ thống với hiệu quả cao nhất thì điều đầu tiên cần phải xây dựng chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015. Có nghĩa là lãnh đạo cao nhất sẽ phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng.

- Thực hiện ở đây tức là làm theo những gì đã tuyên bố, đã hoạch định và đã cam kết

- Duy trì là đảm bảo nó luôn ở trạng thái động và phải phù hợp với những gì đã hoạch định, điều này đảm bảo chứng tỏ chính sách chất lượng luôn có hiệu lực.

Các yêu cầu chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015

Trong yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra gồm có việc xác định yêu cầu chính sách chất lượng. Cụ thể là ở điều khoản 5.2 của tiêu chuẩn và có hai điều khoản phụ: 5.2.1 - Thiết lập Chính sách Chất lượng và 5.2.2 - Truyền đạt Chính sách Chất lượng

Để đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra, đòi hỏi ban lãnh đạo phải thiết lập chính sách chất lượng dạng văn bản, sau đó triển khai chính sách này thành các mục tiêu để đo lường và định kỳ xem xét lại chính sách nhằm đảm bảo nó luôn phù hợp với mục tiêu phát triển trước môi trường biến đổi liên tục trên thị trường. Đồng thời quá trình xem xét này nên để lại bằng chứng để sử dụng cho việc đánh giá nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. 

Thích hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức giúp hỗ trợ định hướng chiến lược

Không có gì là tồn tại mãi mãi và một tổ chức cũng không thể tồn tại phát triển nếu không Không có khách hàng. Điều này có nghĩa là nhu cầu của con người ngày càng tăng, đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều và xu thế hội nhập ngày càng “mở” thì kéo theo đó đòi hỏi chính sách phát triển của doanh nghiệp cũng phải thay đổi thích ứng theo. 

Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải thường xuyên xem xét bối cảnh của tổ chức và ảnh hưởng của nó lên chính sách chất lượng đã xây dựng trên sự phù hợp với mục đích của tổ chức để có sự điều chỉnh sao cho nó luôn phù hợp để có sự cải tiến. Điều này dễ hiểu là tổ chức phải xác định khách hàng của mình là ai? Họ ở đâu trên thị trường? Giá trị mà họ mong muốn nhận được? Làm thế nào để mang lại giá trị thực sự cho họ? và quan trọng hơn là đối thủ cạnh tranh là ai?. 

Tóm lại, Chính sách chất lượng của Công ty phải luôn gắn liền với mục tiêu hoạt động và giá trị cốt lõi của tổ chức. Mục đích đơn giản là đảm bảo cho tổ chức tồn tại với sứ mệnh đề ra ngay từ ban đầu. Và cũng phải lưu ý rằng định hướng chiến lược của tổ chức có thể thay đổi nên ngoài việc thật chi tiết về các định hướng thì làm sao cho nó linh động khi cần thay đổi cũng là điều cân nhắc và một khi thay đổi cần cập nhật lại cho phù hợp với sự thay đổi của tổ chức.

Đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng

Chính sách chất lượng là phải đưa ra được định hướng, đường lối cho việc thiết lập mục tiêu chất lượng. Điều này có thể thỏa mãn bằng những câu khẩu hiệu đơn thuần như “Chúng tôi cam kết sẽ thiết lập và xem mục tiêu chất lượng là văn hóa nỗ lực cải tiến không ngừng nghĩ” hoặc cũng có thể đưa ra những mục tiêu có thể đo lường được. 

Tuy nhiên không nên mô tả quá chi tiết mục tiêu chất lượng trong chính sách chất lượng. Bởi lẽ, mục tiêu chất lượng thì thường xuyên thay đổi, tùy theo kết quả và tình hình hoạt động của tổ chức, còn chính sách chất lượng thì ít thay đổi hơn. Do đó việc mô tả quá chi tiết sẽ không mang lại hiệu quả cao mà còn làm tốn thời gian và công sức mỗi khi thay đổi mục tiêu. Nên xây dựng chính sách chất lượng làm sao để định hướng được mục tiêu chất lượng thôi, không cần mang cụ thể từng mục tiêu vào trong chính sách chất lượng.

Bao gồm việc cam kết thỏa mãn các yêu cầu được áp dụng

Hiệu lực của hệ thống quản lý được đánh giá bởi mức độ đáp ứng các mục tiêu đưa ra. Vì vậy, nâng cao hiệu quả có nghĩa là nâng cao hệ thống quản lý. Những thay đổi trong hệ thống quản lý để cải thiện khả năng cung cấp kết quả đầu ra đáp ứng tất cả các bên liên quan. Yêu cầu này đòi hỏi phải theo đuổi những thay đổi mà nó mang lại một sự cải tiến trong hoạt động.

Để làm được điều này là sử dụng những từ ngữ chính xác trong chính sách của tổ chức, mỗi tổ chức sẽ có những cách diễn giải các cam kết theo cách riêng của mình. Ví dụ như “Công ty cam kết thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng”. Đồng thời lãnh đạo phải chứng minh được sự cải thiện tối ưu trên hệ thống quản lý mà công ty đang áp dụng.

Cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng

Tổ chức có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu này bằng cách nhấn mạnh cam kết của các hoạt động cải tiến bằng những từ ngữ cụ thể trong chính sách chất lượng như “cam kết cải tiến để luôn thỏa mãn khách hàng”….

Chính sách phải có sẵn và duy trì ở dạng văn bản

Chính sách chất lượng sẽ không có giá trị nếu không được duy trì và thông tin. “Sẵn có”có nghĩa là phải có để ở những nơi cần thiết, dễ nhìn để người lao động biết, còn duy trì dạng văn bản có nghĩa là lập thành một dạng tài liệu và thường xuyên được xem xét, cập nhật, kiểm soát sự thay đổi.

Các chính sách này cần được phê duyệt thỏa đáng trước khi ban hành, được xem xét lại định kỳ, được kiểm soát bản sao và đảm bảo tất cả các chính sách hiện hành ở tổ chức là bản mới nhất.

Truyền đạt, thấu hiểu và áp dụng trong tổ chức

Suy cho cùng, dù bạn có xây dựng chính sách chất lượng hay đến đâu thì ai là người thực hiện những vấn đề đó…..Do đó việc truyền thông chính sách chất lượng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Chính sách chất lượng thuộc về mọi cá nhân trong tổ chức nên có thể gọi nó là bản tuyên bố về nhiệm vụ, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức.

Sau khi thiết lập chính sách chất lượng cần truyền đạt để thấu hiểu và áp dụng chính sách chất lượng: 

- Thứ nhất, chính sách chất lượng phải được truyền đạt, tức là làm cách nào đó cho toàn bộ tổ chức biết có chính sách chất lượng

- Thứ hai, chính sách chất lượng phải được thấu hiểu, tức là nói với mọi người về chính sách chất lượng, giải thích ý nghĩa của nó và tại sao phải có nó. Khi đánh giá viên hỏi bất cứ người nào thuộc sự quản lý của tổ chức thì họ phải giải thích được ý nghĩa của nội dung chính sách. Tiêu chuẩn không yêu cầu tất cả nhân sự trong công ty phải thuộc lòng mà chỉ cần biết nó ở đâu và ý nghĩa của chính sách là gì.

- Và cuối cùng là áp dụng trong tổ chức nhưng phải được triển khai thành các hành động cụ thể như mục tiêu chẳng hạn. Chúng ta áp dụng chính sách chất lượng nhằm mục đích tự nhắc nhở mình rằng chính sách tồn tại và các hành động của tổ chức phải hướng đến triết lý trong chính sách mà chúng ta ban hành.

Mục đích của yêu cầu này là nhằm hướng hành động của người lao động phù hợp chính sách chất lượng. Khi người lao động, đặc biệt là những người tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hiểu chính sách chất lượng một cách rành mạch và chấp nhận nó thì hành động của họ luôn căn cứ vào đó để đạt được hiệu quả cao. 

Nhiều tổ chức sẽ thực hiện các yêu cầu này bằng cách ghi lại chính sách chất lượng trong sổ tay chất lượng và thông báo cho nhân viên về chính sách chất lượng thông qua một buổi đào tạo và đăng các bản in về chính sách chất lượng trong toàn bộ tòa nhà. Một công cụ để xác định sự hiểu biết của người lao động là đánh giá nội bộ về đánh giá sự thấu hiểu của người lao động về chính sách chất lượng.

Sẵn có cho các bên liên quan khi thích hợp

Các bên liên quan ở đây là đối tượng có ảnh hưởng đến kết quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức chẳng hạn như khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. Chúng ta không cần đưa chính sách chất lượng cho cơ quan cảnh sát PCCC hay cơ quan môi trường, họ cũng là những bên liên quan tổ chức có quyền đình chỉ hoạt động của tổ chức nhưng họ không phải là các bên ảnh hưởng trực tiếp đến các kết quả đã hoạch định của hệ thống quản lý chất lượng.

Có thể nó, việc xây dựng chính sách chất lượng ISO 9001:2015 trên cơ sở áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một quyết định chiến lược đúng đắn của tổ chức. Xây dựng chính sách chất lượng là sự cải tiến kết quả hoạt động tổng thể, cung cấp một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững; giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượng và khẳng định uy tín. 

Hy vọng với những kiến thức liên quan đến chính sách chất lượng ISO 9001:2015 mà ISOCERT đề cập trên đây sẽ cung cấp thêm thông tin hữu ích cho Quý khách hàng có thể hiểu sâu hơn về tầm quan trọng cũng như các yêu cầu của chính sách chất lượng đối với doanh nghiệp khi triển khai xây dựng và áp dụng ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng. 

Tường Vy

The end !
Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp
29-01-2021

Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp

Lợi ích của ISO 9001 mang đến cho tổ chức/ doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, vẫn có những doanh nghiệp còn đang băn khoăn và thắc mắc với suy nghĩ “Quy mô sản xuất của doanh nghiệp mình còn nhỏ, chưa đủ khả năng để mở rộng hay việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế là chưa thực sự cần thiết…” Nhưng trên thực tế, dù doanh nghiệp bạn lớn, vừa hay nhỏ, hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 cũng mang lại những thay đổi tích cực và đáng kể cho doanh nghiệp bạn.

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch
29-01-2021

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch

Sau 55 ngày không có ca lây nhiễm mới thì trong 2 ngày vừa qua tại Hải Dương và Quảng Ninh đã ghi nhận thêm nhiều ca dương tính do biến thể mới của vi-rút. Đây được xem là trường hợp lây nhiễm cộng đồng lớn nhất từ trước đến nay. Trước tình hình dịch bệnh lây lan nghiêm trọng như vậy, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị 05/CT-TTg về một số biện pháp cấp bách trong phòng, chống dịch COVID-19.

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?
26-02-2021

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?

Nâng cao chất lượng sản phẩm là biện pháp hữu ích nhất để thu hút khách hàng thì nếu là chủ của một doanh nghiệp, bạn chắc chắn đã được nghe đến tiêu chuẩn ISO. Vậy thực hư ISO là gì? Lợi ích của ISO hay ý nghĩa thực sự mà nó mang lại khi áp dụng vào hệ thống là gì?

ajax-loader