Hướng dẫn doanh nghiệp duy trì hệ thống quản lý kinh doanh liên tục khi đã có chứng nhận ISO 22301:2018

1. Áp dụng và duy trì ISO 22301:2018 cho doanh nghiệp đã có Giấy chứng nhận

Tổ chức sau khi đã có chứng nhận ISO 22301:2018 vẫn cần phải duy trì hoạt động của hệ thống này, vì:

• Nhận dạng mối nguy hiểm và áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp.
• Doanh nghiệp có thể hoạt động bình thường trong suốt thời kỳ khủng hoảng.
• Giảm thiểu thời gian gián đoạn, tiết kiệm tối đa chi phí, doanh nghiệp phục hồi nhanh.
• Thúc đẩy đổi mới.
• Cạnh tranh được với các đối thủ cùng ngành khác.
• Tái chứng nhận sau 03 năm hết hạn. 

2. Những bước duy trì hệ thống ISO 22301:2018

Bước 1: Quy định chức năng và nhiệm vụ rõ ràng của Ban ISO

• Ban ISO trở thành trung tâm điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Hệ thống quản lý.
• Người đứng đầu Ban ISO phải là lãnh đạo chủ chốt, có năng lực chuyên môn để dẫn dắt toàn đội đi đúng hướng và đạt thành công.

Bước 2: Cập nhập kế hoạch ISO 22301 theo từng thời điểm phù hợp với doanh nghiệp.

Kế hoạch ISO 22301 được xây dựng trên cơ sở bối cảnh thực tế của doanh nghiệp, vì vậy cần được thay đổi để phù hợp với sự phát triển của thế giới và những vấn đề, sự cố có thể dự đoán được sẽ phát sinh trong thời gian ngắn hoặc dài hạn.

• Dựa theo kế hoạch đã lập và tình hình áp dụng thực tế, phân tích rõ hoạt động hiện tại đang đáp ứng (hoặc chưa đáp ứng) được yêu cầu nào trong ISO 22301.
• Xác định những công việc cần làm, cách thức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hệ thống được vận hành hiệu quả.

Bước 3: Đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp

• Ban ISO cần thường xuyên đào tạo nâng cao nhận thức về Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục và ISO 22301 cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp hiểu được vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ.
• Xây dựng hệ thống tài liệu đào tạo, giáo dục kỹ năng và kinh nghiệm được thu thập để cung cấp các bằng chứng về năng lực, cũng như hiệu suất hoạt động.

Bước 4: Duy trì hệ thống tài liệu ISO 22301:2018

• Hệ thống tài liệu được thiết lập đầy đủ và phù hợp theo ISO
• Tài liệu hồ sơ phải phản ánh chính xác, đầy đủ và thường xuyên cập nhập đúng với tình hình thực tế doanh nghiệp.

Bước 5: Duy trì Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo kế hoạch ISO 22301:2018

• Chứng nhận ISO 22301 có hiệu lực trong vòng 3 năm, tuy nhiên hệ thống quản lý kinh doanh liên tục của doanh nghiệp áp dụng ISO 22301 phải được đánh giá giám sát định kỳ hàng năm và được đánh giá tái chứng nhận sau chu kỳ chứng nhận kết thúc.
• Các bộ phận, phòng ban trong tổ chức cần triển khai hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo các quy trình ISO 22301 được lập kế hoạch trước đó.
• Trong quá trình vận hành, ban ISO phải thường xuyên theo dõi, kiểm soát.
• Thông báo cho các bên liên quan khi có bất kỳ thay đổi nào để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, suôn sẻ.

Bước 6: Đánh giá nội bộ hệ thống ISO 22301

• Đánh giá định kỳ để xác nhận hiệu quả hoạt động của hệ thống Quản lý ISO 22301 trong thực tế. 
• Đánh giá nội bộ cần được thiết lập với lịch trình cụ thể và phân công rõ ràng.
• Mỗi hạng mục đánh giá, giám sát, tổ chức phải thiết lập rõ về các chỉ tiêu dùng để đánh giá và phương thức đánh giá phù hợp đảm bảo doanh nghiệp thích ứng được khi sự cố xảy ra.

Bước 7: Duy trì chứng chỉ ISO 22301:2018

Nhiều doanh nghiệp đã nghĩ rằng chỉ cần có chứng nhận hệ thống quản lý kinh doanh liên tục ISO 22301 đã là bước cuối cùng, nhưng để duy trì được hệ thống rất quan trọng và khó khăn không kém. Do đó tổ chức cần đảm bảo hệ thống quản lý ISO 22301 được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp để doanh nghiệp sẵn sàng khi xảy ra sự cố.

Sau 03 năm, chứng chỉ ISO 22301 hết hạn, doanh nghiệp cần được tái đánh giá với sự hỗ trợ của tổ chức chứng nhận phù hợp uy tín như ISOCERT.

>>>Cộng đồng nhận xét gì về ISOCERT:  VTV; Vnexpress; Dantri; Cafef; Vietnamnet; Hà Nội mới...

3. Danh mục tài liệu bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 22301:2018

• Phạm vi hệ thống quản lý kinh doanh liên tục.
• Mục tiêu và chính sách quản lý kinh doanh liên tục.
• Con người và xác định các trách nhiệm.
• Quy trình nhận diện, giải quyết rủi ro và cơ hội.
• Quy trình xác định và đánh giá khía cạnh kinh doanh.
• Quy trình kiểm soát việc thực hiện.
• Quy trình chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp.
• Đánh giá kết quả thực hiện.

Ngoài các tài liệu trên, còn nhiều tài liệu khác không bắt buộc nhưng cần thiết hỗ trợ doanh nghiệp vận hành, nâng cao hiệu quả của Hệ thống Quản lý Kinh doanh liên tục.