1. Áp dụng và duy trì ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp đã có Giấy chứng nhận

Doanh nghiệp sau khi đã có chứng nhận ISO 9001:2015 vẫn cần phải duy trì hoạt động của hệ thống này, vì:

• Hệ thống phát huy được lợi ích với tất cả các bộ phận và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. 
• Cải tiến thêm và tối ưu từng quy trình để doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu nội bộ cũng như khách hàng.
• Tiết giảm chi phí, tăng năng suất và lợi nhuận.
• Cạnh tranh được với đối thủ, mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
• Tái chứng nhận sau 03 năm hết hạn. 

2. Những bước duy trì hệ thống ISO 9001:2015

Bước 1: Quy định chức năng và nhiệm vụ rõ ràng của Ban ISO

• Ban ISO trở thành trung tâm điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Hệ thống chất lượng.
• Người đứng đầu Ban ISO phải là lãnh đạo chủ chốt, có năng lực chuyên môn để dẫn dắt toàn đội đi đúng hướng và đạt thành công.

Bước 2: Cập nhập kế hoạch ISO 9001 theo từng thời điểm phù hợp với doanh nghiệp

Kế hoạch ISO 9001 được xây dựng trên cơ sở bối cảnh thực tế của doanh nghiệp, vì vậy cần được thay đổi để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng.

• Dựa theo kế hoạch đã lập và tình hình áp dụng thực tế, phân tích rõ hoạt động hiện tại đang đáp ứng (hoặc chưa đáp ứng) được yêu cầu nào trong ISO 9001.
• Xác định những công việc cần làm, cách thức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hệ thống được vận hành hiệu quả.

Bước 3: Đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp

• Ban ISO cần thường xuyên đào tạo nâng cao nhận thức về Hệ thống quản lý chất lượng và ISO 9001 cho mỗi cá nhân doanh nghiệp hiểu được vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ.
• Xây dựng hệ thống tài liệu đào tạo, giáo dục kỹ năng và kinh nghiệm được thu thập để cung cấp các bằng chứng về năng lực, cũng như hiệu suất hoạt động.

Bước 4: Duy trì hệ thống tài liệu ISO 9001

• Hệ thống tài liệu được thiết lập đầy đủ và phù hợp theo ISO
• Tài liệu hồ sơ phải phản ánh chính xác, đầy đủ và thường xuyên cập nhập đúng với tình hình thực tế tổ chức/doanh nghiệp.

Bước 5: Duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo kế hoạch ISO 9001:2015

Chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực trong vòng 3 năm, tuy nhiên hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 phải được đánh giá giám sát định kỳ hàng năm và được đánh giá tái chứng nhận sau chu kỳ chứng nhận kết thúc.

• Các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo các quy trình ISO 9001 được lập kế hoạch trước đó.
• Trong quá trình vận hành, ban ISO phải thường xuyên theo dõi, kiểm soát.
• Thông báo cho các bên liên quan khi có bất kỳ thay đổi nào để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng hoạt động trơn tru, suôn sẻ.

Bước 6: Đánh giá nội bộ hệ thống ISO 9001

• Đánh giá định kỳ để xác nhận hiệu quả hoạt động của hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 trong thực tế. 
• Đánh giá nội bộ cần được thiết lập với lịch trình cụ thể và phân công rõ ràng.
• Mỗi hạng mục đánh giá, giám sát, doanh nghiệp phải thiết lập rõ về các chỉ tiêu dùng để đánh giá và phương thức đánh giá phù hợp đảm bảo cho khách hàng.

Bước 7: Duy trì chứng chỉ ISO 9001:2015

Nhiều doanh nghiệp đã nghĩ rằng chỉ cần có chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng, nhưng để duy trì được hệ thống quản lý chất lượng rất quan trọng và khó khăn không kém. Do đó doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hàng ngày của tổ chức để tạo ra các cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Sau 03 năm, chứng chỉ ISO 9001 hết hạn, doanh nghiệp cần được tái đánh giá với sự hỗ trợ của tổ chức chứng nhận phù hợp uy tín như ISOCERT.

>>>Cộng đồng nhận xét gì về ISOCERT:  VTV; Vnexpress; Dantri; Cafef; Vietnamnet; Hà Nội mới...

3. Danh mục tài liệu bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cần có:

• Sổ tay chất lượng
• Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng
• Sơ đồ quy trình tổ chức
• Mục tiêu chất lượng sản phẩm
• Hồ sơ đánh giá yêu cầu sản phẩm, dịch vụ
• Hồ sơ đào tạo, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm
• Hồ sơ về đầu vào thiết kế và phát triển
• Theo dõi và kiểm tra các hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị
• Ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế và phát triển
• Biên bản thay đổi thiết kế và phát triển
• Hồ sơ thiết kế và kiểm soát phát triển
• Hồ sơ thiết kế và đầu ra phát triển 
• Hồ sơ kiểm soát thay đổi cung cấp dịch vụ sản xuất/dịch vụ
• Kết quả giám sát và đo lường
• Đặc điểm của sản phẩm được sản xuất và dịch vụ cung cấp
• Bản ghi sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận
• Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
• Chương trình kiểm toán nội bộ
• Kết quả hành động khắc phục
• Kết quả rà soát quản lý

Ngoài các tài liệu trên, còn nhiều tài liệu khác không bắt buộc nhưng cần thiết hỗ trợ doanh nghiệp vận hành, nâng cao hiệu quả của Hệ thống Quản lý An toàn Chất lượng.

4. Đào tạo chuyên sâu hơn cho ban ISO và nhân sự

Để áp dụng và duy trì được Hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần có nhân sự chủ chốt và chuyên trách về ISO. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO quan trọng như thế nào thì vai trò của nhân viên ISO quan trọng bấy nhiêu. Ngoài việc đảm bảo hệ thống quản lý ISO hoạt động hiệu quả, nhân viên ISO còn theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả để kịp thời thay đổi, cải tiến cũng như lên kế hoạch hoạt động sản xuất. Vì vậy, nhân sự chuyên trách về ISO cần được đào tạo chuyên môn cao hơn so với những nhân viên khác. 

Một số khóa học chuyên sâu dành riêng cho nhân sự ISO 9001:2015

• Khóa đào tạo Chuyên gia đánh giá trưởng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

• Khóa đào tạo kỹ năng thực hành, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

• Khóa đào tạo Chuyên gia đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

>>>Xem thêm:  Khóa đào tạo về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

                          Dịch vụ cấp chứng nhận ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng