Hướng dẫn tổ chức duy trì hệ thống quản lý giáo dục khi đã có chứng nhận ISO 21001:2018
05-04-2022, 3:44 pm
1. Áp dụng và duy trì ISO 21001:2018 cho tổ chức đã có Giấy chứng nhận
Tổ chức sau khi đã có chứng nhận ISO 21001:2018 vẫn cần phải duy trì hoạt động của hệ thống này, vì:
Hệ thống phát huy được lợi ích với tất cả các bộ phận và quy trình hoạt động của tổ chức.
Cải tiến thêm và tối ưu từng quy trình để tổ chức đáp ứng được yêu cầu nội bộ cũng như học viên.
Tiết giảm chi phí, tăng năng suất và hiệu quả của dịch vụ.
Cạnh tranh được với các đối thủ cùng ngành khác.
Tái chứng nhận sau 03 năm hết hạn.
2. Những bước duy trì hệ thống ISO 21001:2018
Bước 1: Quy định chức năng và nhiệm vụ rõ ràng của Ban ISO
Ban ISO trở thành trung tâm điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Hệ thống quản lý.
Người đứng đầu Ban ISO phải là lãnh đạo chủ chốt, có năng lực chuyên môn để dẫn dắt toàn đội đi đúng hướng và đạt thành công.
Bước 2: Cập nhập kế hoạch ISO 21001 theo từng thời điểm phù hợp với tổ chức.
Kế hoạch ISO 21001 được xây dựng trên cơ sở bối cảnh thực tế của tổ chức, vì vậy cần được thay đổi để phù hợp với sự phát triển của tổ chức và yêu cầu của học viên cùng các bên liên quan.
Dựa theo kế hoạch đã lập và tình hình áp dụng thực tế, phân tích rõ hoạt động hiện tại đang đáp ứng (hoặc chưa đáp ứng) được yêu cầu nào trong ISO 21001.
Xác định những công việc cần làm, cách thức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hệ thống được vận hành hiệu quả.
Bước 3: Đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp
Ban ISO cần thường xuyên đào tạo nâng cao nhận thức về Hệ thống quản lý giáo dục và ISO 21001 cho mỗi cá nhân trong tổ chức hiểu được vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ.
Xây dựng hệ thống tài liệu đào tạo, giáo dục kỹ năng và kinh nghiệm được thu thập để cung cấp các bằng chứng về năng lực, cũng như hiệu suất hoạt động.
Bước 4: Duy trì hệ thống tài liệu ISO 21001
Hệ thống tài liệu được thiết lập đầy đủ và phù hợp theo ISO
Tài liệu hồ sơ phải phản ánh chính xác, đầy đủ và thường xuyên cập nhập đúng với tình hình thực tế tổ chức.
Bước 5: Duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo kế hoạch ISO 21001:2018
Chứng nhận ISO 21001 có hiệu lực trong vòng 3 năm, tuy nhiên hệ thống quản lý giáo dục của tổ chức áp dụng ISO 21001 phải được đánh giá giám sát định kỳ hàng năm và được đánh giá tái chứng nhận sau chu kỳ chứng nhận kết thúc.
Các bộ phận, phòng ban trong tổ chức cần triển khai hệ thống quản lý giáo dục theo các quy trình ISO 21001 được lập kế hoạch trước đó.
Trong quá trình vận hành, ban ISO phải thường xuyên theo dõi, kiểm soát.
Thông báo cho các bên liên quan khi có bất kỳ thay đổi nào để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, suôn sẻ.
Bước 6: Đánh giá nội bộ hệ thống ISO 21001:2018
Đánh giá định kỳ để xác nhận hiệu quả hoạt động của hệ thống Quản lý ISO 21001 trong thực tế.
Đánh giá nội bộ cần được thiết lập với lịch trình cụ thể và phân công rõ ràng.
Mỗi hạng mục đánh giá, giám sát, tổ chức phải thiết lập rõ về các chỉ tiêu dùng để đánh giá và phương thức đánh giá phù hợp đảm bảo cho học viện cùng các bên liên quan.
Bước 7: Duy trì chứng chỉ ISO 21001:2018
Nhiều tổ chức đã nghĩ rằng chỉ cần có chứng nhận hệ thống quản lý giáo dục ISO 21001 đã là bước cuối cùng, nhưng để duy trì được hệ thống rất quan trọng và khó khăn không kém. Do đó tổ chức cần đảm bảo hệ thống quản lý ISO 21001 được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hàng ngày của tổ chức để tạo ra các cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ.
Sau 03 năm, chứng chỉ ISO 21001 hết hạn, doanh nghiệp cần được tái đánh giá với sự hỗ trợ của tổ chức chứng nhận phù hợp uy tín như ISOCERT.
3. Danh mục tài liệu bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 21001:2018 cần có:
Phạm vi hệ thống quản lý.
Sơ đồ quy trình tổ chức.
Mục tiêu chất lượng giáo dục.
Hồ sơ đánh giá yêu cầu của dịch vụ.
Hồ sơ đào tạo, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm
Hồ sơ về đầu vào của các dịch vụ giáo dục.
Biên bản thay đổi của các dịch vụ giáo dục.
Hồ sơ dịch vụ và kiểm soát.
Hồ sơ dịch vụ và đầu ra phát triển.
Hồ sơ kiểm soát thay đổi cung cấp dịch vụ giáo dục.
Kết quả giám sát và thẩm định.
Đặc điểm của dịch vụ được cung cấp.
Bản ghi sự phù hợp của dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận.
Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp.
Chương trình kiểm toán nội bộ.
Kết quả hành động khắc phục.
Kết quả rà soát quản lý.
Ngoài các tài liệu trên, còn nhiều tài liệu khác không bắt buộc nhưng cần thiết hỗ trợ doanh nghiệp vận hành, nâng cao hiệu quả của Hệ thống Quản lý tổ chức giáo dục.
4. Đào tạo chuyên sâu hơn cho ban ISO và nhân sự
Để áp dụng và duy trì được Hệ thống quản lý giáo dục, doanh nghiệp cần có nhân sự chủ chốt và chuyên trách về ISO. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO quan trọng như thế nào thì vai trò của nhân viên ISO quan trọng bấy nhiêu. Ngoài việc đảm bảo hệ thống quản lý ISO hoạt động hiệu quả, nhân viên ISO còn theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả để kịp thời thay đổi, cải tiến cũng như lên kế hoạch hoạt động sản xuất. Vì vậy, nhân sự chuyên trách về ISO cần được đào tạo chuyên môn cao hơn so với những nhân viên khác.
Một số khóa học chuyên sâu dành riêng cho nhân sự ISO 21001:2018
Khóa đào tạo Chuyên gia đánh giá trưởng hệ thống quản lý giáo dục ISO 21001:2018.
Khóa đào tạo kỹ năng thực hành, áp dụng hệ thống quản lý giáo dục ISO 21001:2018.
Khóa đào tạo Chuyên gia đánh giá nội bộ hệ thống quản lý giáo dục ISO 21001:2018.
ENGLISH
