Blog

Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 – Các bước thực hiện


Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là hoạt động đánh giá hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Đây là một trong những hoạt động quan trọng mà mỗi doanh nghiệp/ tổ chức cần phải thực hiện nhằm thu thập các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng và những thông tin này phải đưa ra các yêu cầu của đơn vị hệ thống QMS có được đáp ứng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hay không? Vậy quy trình đánh giá nội bộ được triển khai như thế nào? Các bước thực hiện ra sao?

Đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá là gì? Theo ISO 9000:2015, đánh giá được hiểu là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu được bằng chứng và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan nhằm xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá.

Quá trình đánh giá hệ thống quản lý chất lượng được chia làm 3 loại. Đây là 3 hình thức kiểm tra năng lực quản lý chất lượng của một đơn vị doanh nghiệp.

Nếu như đánh giá bên thứ 2 (đánh giá của khách hàng) giúp doanh nghiệp xác định được khả năng đáp ứng hay mức độ hài lòng so với nhu cầu mong muốn của sản phẩm. Và đánh giá bên thứ 3 (đánh giá từ tổ chức chứng nhận) nhằm đạt được giấy chứng nhận thì đánh giá nội bộ (đánh giá bên thứ 1) giúp doanh nghiệp tự đánh giá hệ thống của mình với mục đích tuyên bố hệ thống của mình phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, đồng thời xem xét việc thực hiện đã đi đúng tiến độ, kế hoạch đề ra hay chưa.

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là một trong những hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp. Đây được xem là công cụ giúp hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả, hoàn thiện và duy trì được hiệu lực chứng nhận.

Mục đích của việc đánh giá nội bộ ISO 9001

Tổ chức phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ theo những khoảng thời gian được hoạch định. Tùy theo mục đích chính mà mỗi cuộc đánh giá yêu cầu thì nó sẽ có sự khác nhau về kế hoạch đánh giá, thành phần tham gia hay tiêu chuẩn đánh giá.

Đối với các tổ chức/ doanh nghiệp chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO thì hoạt động đánh giá nội bộ sẽ nhằm mục đích giúp doanh nghiệp tự đánh giá mức độ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của mình. Qua đó, xem xét tình hình thực tế để doanh nghiệp có thể đề xuất cấp các chứng nhận phù hợp theo lĩnh vực kinh doanh, sản xuất bên mình.

Còn với các đơn vị, doanh nghiệp đã đạt được giấy chứng nhận ISO 9001 từ các tổ chức chứng nhận thì hoạt động đánh giá nội bộ sẽ nhằm mục đích:

  • Xác định mức độ phù hợp của hệ thống hoặc một phần của hệ thống quản lý so với các chuẩn mực đánh giá.
  • Đánh giá năng lực của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của pháp luật, yêu cầu của hệ thống và các yêu cầu khác…
  • Đánh giá sự hiệu quả của hệ thống quản lý trong việc đáp ứng các mục tiêu, hoạch định đã đề ra và hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực.
  • Nhằm chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc đánh giá của Tổ chức chứng nhận.
  • Duy trì cũng như nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng.
  • Đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức/ doanh nghiệp.

Đánh giá nội bộ ISO 9001 mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Nhìn chung, các cuộc đánh giá nội bộ giúp tổ chức/ doanh nghiệp xác định các vấn đề tồn đọng, kịp thời phát hiện ra các lỗ hổng, rủi ro và bám sát tình hình hoạt động. Qua đó, nhanh chóng tiến hành sửa chữa, cải tiến và dần tối ưu hóa hệ thống quản lý của mình. Có như vậy, tổ chức/ doanh nghiệp mới có thể rút ngắn được thời gian hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng như nâng cao lợi nhuận cho đơn vị, doanh nghiệp.

Khi mà doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ sẽ giúp khẳng định được đẳng cấp của mình cũng như sự uy tín và độ tin cậy của khách hàng, đối tác trong các vấn đề liên quan đến kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặt khác, các thông tin thu được từ một cuộc đánh giá tốt sẽ là một tài sản cho doanh nghiệp và giá trị của nó còn lớn hơn rất nhiều so với chi phí ít ỏi cho đào tạo và thời gian mà doanh nghiệp đã đầu tư. Để một cuộc đánh giá mang về giá trị thì phụ thuộc rất nhiều vào cách thức mà cuộc đánh giá đã thực hiện.

Các nguyên tắc đánh giá nội bộ 

Đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp không chỉ chứng minh tính duy trì, cải tiến liên tục hệ thống quản lý mà còn giúp nâng cao hơn nữa các hoạt động đánh giá, kiểm tra trong doanh nghiệp. Vì khi đánh giá là người đánh giá sẽ đứng trên cương vị của khách hàng và đại diện cho khách hàng nên cần có những nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc 1: Nhất quán/ toàn diện

Đây chính là nền tảng của sự chuyên nghiệp

Nguyên tắc 2: Công bằng

Người có nghĩa vụ đánh giá phải báo cáo trung thực, công bằng và chính xác

Nguyên tắc 3: Thận trọng nghề nghiệp

Người đánh giá cần thực hiện cẩn trọng, tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Điều đó thể hiện được trách nhiệm và khả năng thực hiện các xem xét một cách hợp lý và kỹ càng.

Nguyên tắc 4: Bảo mật

Bảo mật thông tin thực sự cần thiết trong quá trình đánh giá và đánh giá viên không được sử dụng với mục đích cá nhân hoặc sử dụng theo cách gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của bên được đánh giá.

Nguyên tắc 5: Độc lập

Đây là cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá.

Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng

Đây được xem là nguyên tắc thể hiện phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

Việc thực hiện 6 nguyên tắc trên của đánh giá nội bộ cũng chính là các phẩm chất và yêu cầu cần phải có cho một đánh giá viên nội bộ.

Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Các bước thực hiện

Cũng như bất kì một quá trình nào đó, để thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả thì cần có một quy trình bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, xác định, thực hiện một cách nhất quán và được kiểm soát. Nếu thiếu đi các yếu tố này, hoạt động đánh giá sẽ không đạt kết quả cao và lãng phí về thời gian, tiền bạc. Dưới đây là các bước thực hiện trong quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Cần phải đảm bảo rằng hoạt động đánh giá nội bộ của đơn vị, doanh nghiệp bạn không phải là hoạt động “tự phát”. Vì thế, hoạt động đánh giá cần phải có kế hoạch, kế hoạch càng rõ ràng, chi tiết, thực tế thì hiệu quả đạt được sẽ càng cao.

Dựa vào tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp, thư ký ban chỉ đạo ISO sẽ tiến hành lập kế hoạch đánh giá dựa trên mẫu có sẵn. Kế hoạch đánh giá cần đảm bảo được các nội dung như đơn vị được đánh giá, hoạt động được đề cập đến, thời gian tiến hành đánh giá và các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có liên quan,…

Phân công nhiệm vụ và thành lập đoàn đánh giá

Sau khi đã hoàn thành xong bản kế hoạch, trưởng ban ISO sẽ chỉ định trưởng đoàn đánh giá và các thành viên trong nhóm đánh giá theo nguyên tắc “đánh giá chéo” giữa các bộ phận với nhau nhằm đảm bảo tính công bằng, khách quan và minh bạch. Tuy nhiên, cần lưu ý người đánh giá sẽ không tự đánh giá công việc của mình.

Nhân viên của đội đánh giá phải được đào tạo về đánh giá nội bộ và yêu cầu phải am hiểu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

Lập thông báo chương trình và nội dung đánh giá

Trưởng đoàn sẽ có nhiệm vụ lập thông báo về chương trình và nội dung đánh giá. Sau đó gửi đến các đơn vị được đánh giá trước thời gian đánh giá ít nhất 1 tuần. Nội dung của chương trình đánh giá cần đề cập đầy đủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

Công tác chuẩn bị

Việc chuẩn bị đánh giá cũng vô cùng quan trọng, các thành viên trong nhóm cần chuẩn bị những nội dung sau:

  • Xác định rõ nhiệm vụ và chức năng của đơn vị được đánh giá
  • Xem xét yêu cầu của tài liệu và tiêu chuẩn có liên quan đến hoạt động đánh giá
  • Chuẩn bị báo cáo/ phiếu ghi chép
  • Chuẩn bị sẵn các phiếu hỏi (nếu có)
  • Đối với đơn vị, tổ chức được đánh giá thì họ phải gửi trước tài liệu có liên quan đến trưởng đoàn đánh giá, bố trí nhân sự, thời gian hoặc phương tiện cần thiết.

Tiến hành hoạt động đánh giá

- Họp khai mạc

Họp khai mạc - trong cuộc họp này, nhóm đánh giá nội bộ sẽ phối hợp với nhân viên phụ trách đơn vị cùng các đại diện liên quan nhằm mục đích:

  • Khẳng định và thông báo lại mục tiêu, phạm vi và nội dung của cuộc đánh giá
  • Bổ sung hoặc sửa đổi chương trình đánh giá đã thông báo nếu thấy cần thiết
  • Rà soát lại các tài liệu, quy trình, thủ tục và biểu mẫu cần thiết cho hoạt động đánh giá.

- Đánh giá thực tiễn

Đầu tiên thì trưởng đoàn đánh giá có nhiệm vụ phải tóm tắt cho trưởng bộ phận được đánh giá về phạm vi, phương pháp cũng như các yêu cầu khi đến doanh nghiệp.

Quá trình đánh giá được thực hiện theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện hoặc lấy mẫu ngẫu nhiên nhưng cần phải đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống.

Dưới đây là những công việc mà chuyên gia đánh giá sẽ phải thực hiện trong quá trình đánh giá:

  • Các yêu cầu của ISO 9001 có liên quan đến lĩnh vực công việc cần đánh giá có được nêu cụ thể và đầy đủ trong các thủ tục, tài liệu hướng dẫn hay chưa?
  • Các quy trình, hướng dẫn, thủ tục và biểu mẫu có thích hợp và được áp dụng hay không?
  • Các bằng chứng của việc áp dụng được thể hiện trong doanh nghiệp như thế nào?
  • Tiến hành kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các hoạt động khắc phục cũng như phòng ngừa mà lần đánh giá trước có liên quan.

Báo cáo đánh giá và theo dõi hành động khắc phục, phòng ngừa

Sau khi kết thúc thời gian đánh giá, nhóm đánh giá sẽ có cuộc họp riêng để thống nhất và xem xét về những điều đã tìm được khi đánh giá về mức độ phù hợp và không phù hợp.

Tiếp theo, nhóm đánh giá sẽ tiến hành họp tổng kết toàn bộ cuộc đánh giá với các thông tin như sau:

- Thành phần tham dự:

Bao gồm lãnh đạo hoặc đại diện của doanh nghiệp và nhóm đánh giá

- Nội dung:

Trưởng nhóm đánh giá trình bày những thông tin phát hiện được và các kết luận của nhóm đánh giá bao gồm:

  • Tính hiệu quả cũng như các ưu và nhược điểm của hệ thống
  • Công bố những sự không phù hợp và mức độ của chúng
  • Thảo luận và giải thích về sự không phù hợp đó
  • Nếu có sự chưa nhất trí nào đó giữa đơn vị và đội đánh giá thì cần thống nhất để không gây cản trở cho các hoạt động triển khai sau này.
  • Rút kinh nghiệm cho những lần đánh giá sau.

- Tổng hợp báo cáo:

Sau khi kết thúc cuộc họp, trưởng đoàn sẽ lập báo cáo dựa vào các căn cứ trên cơ sở những điểm không phù hợp đã thống nhất. Lưu ý, báo cáo đánh giá cần thể hiện được một cách tổng quát và khách quan về thực trạng của tổ chức được đánh giá. 

Trên đây là quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Hy vọng thông qua bài viết này sẽ cung cấp được những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp trong hoạt động đánh giá nội bộ cũng như những hành động và trách nhiệm của các bên tham gia cần thực hiện. Nếu doanh nghiệp có bất cứ băn khoăn hoặc nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001, xin vui lòng liên hệ qua hotline 0976 389 199 để được hỗ trợ tận tình và chi tiết nhất. 

 

 

 

Như Ý

The end !
Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp
29-01-2021

Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp

Lợi ích của ISO 9001 mang đến cho tổ chức/ doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, vẫn có những doanh nghiệp còn đang băn khoăn và thắc mắc với suy nghĩ “Quy mô sản xuất của doanh nghiệp mình còn nhỏ, chưa đủ khả năng để mở rộng hay việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế là chưa thực sự cần thiết…” Nhưng trên thực tế, dù doanh nghiệp bạn lớn, vừa hay nhỏ, hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 cũng mang lại những thay đổi tích cực và đáng kể cho doanh nghiệp bạn.

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch
29-01-2021

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch

Sau 55 ngày không có ca lây nhiễm mới thì trong 2 ngày vừa qua tại Hải Dương và Quảng Ninh đã ghi nhận thêm nhiều ca dương tính do biến thể mới của vi-rút. Đây được xem là trường hợp lây nhiễm cộng đồng lớn nhất từ trước đến nay. Trước tình hình dịch bệnh lây lan nghiêm trọng như vậy, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị 05/CT-TTg về một số biện pháp cấp bách trong phòng, chống dịch COVID-19.

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?
26-02-2021

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?

Nâng cao chất lượng sản phẩm là biện pháp hữu ích nhất để thu hút khách hàng thì nếu là chủ của một doanh nghiệp, bạn chắc chắn đã được nghe đến tiêu chuẩn ISO. Vậy thực hư ISO là gì? Lợi ích của ISO hay ý nghĩa thực sự mà nó mang lại khi áp dụng vào hệ thống là gì?

ajax-loader