Blog

Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015


Có thể thấy rằng trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, thì việc kiểm soát tài liệu là một trong những ứng dụng phổ biến nhất và cần chú trọng tới. Trong đó, quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 là một phần quan trọng của bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng (QMS) nào. Một quy trình kiểm soát tài liệu chặt chẽ luôn là trọng tâm của mọi QMS, vì gần như tất cả các khía cạnh đánh giá và xác minh tuân thủ đều được thiết lập bằng việc phân tích các bằng chứng được lập thành văn bản. Bài viết sau đây sẽ đi sâu vào chi tiết giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình kiểm soát tài liệu này.

Kiểm soát tài liệu trong ISO 9001: 2015

ISO 9001: 2015 yêu cầu tổ chức kiểm soát các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Hồ sơ là một loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo yêu cầu của điều 7.5.

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các tài liệu sau: Tuyên bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, thủ tục và hồ sơ được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo việc lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát hiệu quả các quá trình của tổ chức.

Quy trình kiểm soát tài liệu được hiểu như thế nào?

Một yếu tố cực kỳ quan trọng của các chương trình chất lượng và tuân thủ là một quy trình kiểm soát tài liệu với mục đích chính là giữ cho tất cả các tài liệu được trật tự cho một tổ chức. Một thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu hiệu quả thiết lập cấu trúc về cách tài liệu được chấp nhận, tái cấu trúc hoặc điều chỉnh, cách thức sửa đổi, cách tài liệu được ban hành (bên trong hoặc bên ngoài) và cách tài liệu bị coi là lỗi thời. Hệ thống quản lý tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát tự động hóa và theo dõi tài liệu được tổ chức phù hợp với các quy trình kiểm soát tài liệu.

ISO 9001 nêu rõ rằng, một tổ chức sẽ quản lý tài liệu theo yêu cầu của QMS và việc kiểm soát tài liệu thích hợp phải được thực hiện với các biện pháp kiểm soát để xác nhận, đánh giá, sửa đổi, phân loại các thay đổi, xác định vị trí sửa đổi và cấp quyền truy cập. 

Các quy trình kiểm soát tài liệu ISO 9001

ISO 9001 quy định rằng quy trình kiểm soát hồ sơ phải được thiết lập bao gồm những điều sau:

Tạo tài liệu

Các thủ tục kiểm soát tài liệu chỉ rõ ai chịu trách nhiệm tạo ra các tài liệu cụ thể và cách người khởi tạo tài liệu phải xác định nó. Ngoài việc đặt tên tài liệu theo định dạng quy định, nhân viên chịu trách nhiệm phải ký vào tài liệu để tự nhận mình là người khởi tạo. Việc ký tên vào tài liệu cho thấy rằng việc tạo tài liệu đã được hoàn thành và và thể hiện ngày hoàn thành tài liệu.

Xem xét và phê duyệt tài liệu

Đối với việc xem xét và phê duyệt tài liệu, tất cả các chi tiết liên quan đến phân tích tài liệu, người chịu trách nhiệm phê duyệt tài liệu và cách ghi lại những phê duyệt hoặc thay đổi này, đều được nêu rõ trong quy trình kiểm soát tài liệu. Các nguyên tắc đảm bảo chất lượng đòi hỏi phải xem xét các tài liệu nhằm mục đích chính xác.

Sửa đổi tài liệu

Ngoài những thay đổi được thực hiện trong quá trình đánh giá, những thay đổi bắt buộc trong tài liệu thường do những thay đổi trong dự án hoặc hoạt động. Quy trình kiểm soát tài liệu chỉ rõ ai là người khởi xướng các sửa đổi và ai là người thực hiện chúng. Khi bản sửa đổi hoàn tất, tài liệu sửa đổi sẽ nhận được chỉ định cho phép nhân viên xác định nó là bản sửa đổi gần đây nhất kể từ một ngày cụ thể. Tài liệu cũ nhận được chỉ định là đã lỗi thời và đánh dấu rằng nó không còn mới nữa.

Xuất bản tài liệu

Sau khi tài liệu cuối cùng và được phê duyệt, quy trình kiểm soát tài liệu xác định các thông số về cách thức và địa điểm xuất bản tài liệu cũng như ai được phép có quyền truy cập vào tài liệu đó. Các yêu cầu về xuất bản có thể cho biết liệu tài liệu có sẵn trong nội bộ hay bên ngoài, tài liệu được cung cấp ở đâu, những hạn chế bảo mật nào đối với tài liệu, v.v.

Thay thế tài liệu 

Phần quan trọng của quy trình kiểm soát tài liệu nêu chi tiết cách một công ty đảm bảo rằng các phiên bản tài liệu mới nhất thay thế các phiên bản lỗi thời tại các địa điểm sử dụng tài liệu. Quy trình chỉ rõ ai chịu trách nhiệm đổi mới tài liệu, thường là người khởi xướng các sửa đổi. Mặt khác, quy trình hướng dẫn người sử dụng tài liệu về việc xác định tài liệu lỗi thời và cách kiểm tra các bản sửa đổi gần đây nhất.

Tài liệu bên ngoài

Các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng tài liệu đến từ bên ngoài công ty. Những tài liệu như vậy không tuân theo quy trình nội bộ khi chúng đến lần đầu tiên. Quy trình kiểm soát tài liệu chỉ rõ ai chịu trách nhiệm về việc tích hợp các tài liệu đó vào hệ thống công ty. Họ trình bày chi tiết cách xác định các tài liệu bên ngoài, việc xem xét có cần thiết hay không và cách tiến hành sửa đổi nếu được yêu cầu. Sau khi được tích hợp, các nhân viên chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các tài liệu bên ngoài có liên quan luôn sẵn sàng nếu cần.

Ai chịu trách nhiệm về các thủ tục kiểm soát tài liệu?

Trong hầu hết các tổ chức, một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân được xác định là người chịu trách nhiệm về các quy trình kiểm soát tài liệu. Điều này bao gồm trách nhiệm đối với sổ tay thủ tục kiểm soát tài liệu (chính nó tuân theo các quy trình kiểm soát tài liệu).

Lợi ích của quy trình kiểm soát tài liệu

Không thể phủ nhận rằng một quy trình kiểm soát tài liệu hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích.

Nó đảm bảo rằng các tài liệu được sử dụng theo cách chính xác, cập nhật và đã được phê duyệt. Một tổ chức có thể phải đối mặt với một số vấn đề nghiêm trọng nếu các tài liệu đã lỗi thời hoặc chưa chính xác được sử dụng. Đó có thể là nguyên nhân gây ra mối lo ngại lớn và dẫn đến một số phát hiện đánh giá thường xuyên nhất trong các chương trình tuân thủ. Các thủ tục không được phê duyệt hoặc lỗi thời, tài liệu không được kiểm soát, không thể truy cập được hoặc tệp bị mất,..v.v. 

Trên đây là quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 giúp cho những người tham gia biết cách quản lý tài liệu từ khi tạo đến khi lưu trữ. Hy vọng thông qua bài viết này quý doanh nghiệp sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng cách. Nếu vẫn chưa hiểu rõ hoặc có thắc mắc cần giải đáp hãy để lại câu hỏi ở dưới đây để được hỗ trợ.  

 

The end !
Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp
29-01-2021

Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp

Lợi ích của ISO 9001 mang đến cho tổ chức/ doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, vẫn có những doanh nghiệp còn đang băn khoăn và thắc mắc với suy nghĩ “Quy mô sản xuất của doanh nghiệp mình còn nhỏ, chưa đủ khả năng để mở rộng hay việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế là chưa thực sự cần thiết…” Nhưng trên thực tế, dù doanh nghiệp bạn lớn, vừa hay nhỏ, hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 cũng mang lại những thay đổi tích cực và đáng kể cho doanh nghiệp bạn.

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch
29-01-2021

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch

Sau 55 ngày không có ca lây nhiễm mới thì trong 2 ngày vừa qua tại Hải Dương và Quảng Ninh đã ghi nhận thêm nhiều ca dương tính do biến thể mới của vi-rút. Đây được xem là trường hợp lây nhiễm cộng đồng lớn nhất từ trước đến nay. Trước tình hình dịch bệnh lây lan nghiêm trọng như vậy, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị 05/CT-TTg về một số biện pháp cấp bách trong phòng, chống dịch COVID-19.

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?
26-02-2021

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?

Nâng cao chất lượng sản phẩm là biện pháp hữu ích nhất để thu hút khách hàng thì nếu là chủ của một doanh nghiệp, bạn chắc chắn đã được nghe đến tiêu chuẩn ISO. Vậy thực hư ISO là gì? Lợi ích của ISO hay ý nghĩa thực sự mà nó mang lại khi áp dụng vào hệ thống là gì?

ajax-loader