Blog

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 có bắt buộc không?


Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 có thể hiểu đơn giản là cuốn cẩm nang (hay cuốn tài liệu) ghi chép lại quy định về hệ thống chất lượng của tổ chức, ở đó định hướng mọi hoạt động của tổ chức trong công tác quản lý, kinh doanh nhằm triển khai, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý của tổ chức/ doanh nghiệp. Vậy sổ tay chất lượng theo ISO 9001:2015 có phải là một trong những tài liệu bắt buộc doanh nghiệp phải có không?

Khái quát về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (Quality Management Systems – Requirements) là Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu. Tiêu chuẩn này được xây dựng và ban hành bởi ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế). Phiên bản chính thức đầu tiên ra đời vào năm 1987 và đã trải qua nhiều lần thay đổi. Đến nay, ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất và đã có nhiều cải tiến nổi bật để phù hợp với thời đại.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định các yêu cầu về Hệ thống quản lý chất lượng. Bao gồm những hoạt động mà theo đó tổ chức có thể nhận biết về mục tiêu của mình, xác định được các nguồn lực cần thiết đồng thời cho phép kiểm soát, quản lý các quá trình tương tác để mang lại những kết quả tốt nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm.

Ngoài ra, Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 còn đưa ra phương thức nhận biết hoạt động để giải quyết các hệ quả dự kiến, ngoài dự kiến khi cung cấp dịch vụ, sản phẩm ra thị trường.

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 được hiểu như thế nào? 

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là một thuật ngữ khá quen thuộc đối với những doanh nghiệp đã và đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015. Vậy sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là gì mà nhiều doanh nghiệp lại quan tâm đến nó?

Sổ tay chất lượng ISO 9001 có thể hiểu đơn giản là cuốn cẩm nang (hay cuốn tài liệu) ghi chép lại quy định về hệ thống chất lượng của Tổ chức, ở đó định hướng mọi hoạt động của tổ chức trong công tác quản lý, kinh doanh (như đề ra chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, cam kết chất lượng, sơ đồ tổ chức, trách nhiệm quyền hạn của ban lãnh đạo, đường lối, chủ trương hay chính sách đối với những hoạt động chính của Tổ chức) nhằm triển khai, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng trong Tổ chức/ doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, sổ tay chất lượng còn là một minh chứng nhằm thể hiện ý thức, trách nhiệm và sự cam kết lâu dài của lãnh đạo với các phương pháp quản lý khoa học, chặt chẽ và thực tiễn nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý và kinh doanh của tổ chức.

Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng

Ban lãnh đạo

Trưởng/ phó các bộ phận…

Chuyên gia đánh giá nội bộ

Khách hàng

Tổ chức đánh giá

Cơ quan chủ quản

Quy trình, biểu mẫu của sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Trong cuốn sổ tay chất lượng thì có khá nhiều quy trình. Nhưng nhìn chung, chúng ta sẽ thường gặp những quy trình sau đây:

Hệ thống quản lý chất lượng

Trách nhiệm của lãnh đạo

Quản lý nguồn lực

Tạo ra sản phẩm

Đo lường, phân tích và cải tiến

Trong sổ tay chất lượng ISO 9001 ngoài những quy trình thể hiện ra nó còn kèm theo các biểu mẫu, bảng biểu. Những biểu mẫu này bao gồm các hướng dẫn cho từng công việc cụ thể được lập theo sự cần thiết khác nhau trong từng bộ phận, đồng thời đã được thống nhất sử dụng và ban hành trong toàn bộ doanh nghiệp.

Hướng dẫn công việc

Là tài liệu văn bản mô tả chi tiết từng công việc thực hiện như thế nào, bao gồm cả việc đưa ra các tiêu chuẩn, phương pháp thử nghiệm và các yêu cầu chấp nhận.

Bản hướng dẫn này được soạn thảo theo nội dung công việc thực tế tại đơn vị thực hiện các hoạt động riêng lẻ và đây còn là tài liệu mô tả cụ thể hơn các hoạt động được đề cập trong quy trình.

Những nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng thực tế

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ

Những nguyên tắc này là cơ sở để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được vận hành đúng hướng, hoàn thiện hơn, cải tiến liên tục và đặc biệt là tạo ra nhiều giá trị lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Cấu trúc của sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp thì sẽ có những tính chất và đặc thù khác nhau. Vì vậy, họ phải tự viết, tự xây dựng riêng cho mình cuốn sổ tay chất lượng phù hợp với doanh nghiệp mình. Nhưng nhìn chung sổ tay chất lượng theo ISO 9001 sẽ tuân thủ theo cấu trúc chung như sau: 

Chương 1: Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Chương 2: Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Chương 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Chương 4: Bối cảnh của tổ chức

Chương 5: Sự lãnh đạo

Chương 6: Hoạch định

Chương 7: Hỗ trợ

Chương 8: Vận hành

Chương 9: Đánh giá kết quả hoạt động

Chương 10: Cải tiến

Chương 11: Hồ sơ và tài liệu kèm theo

Cách xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Việc xây dựng nội dung tài liệu cho sổ tay chất lượng ISO 9001 không có quy định bắt buộc nào mà phụ thuộc vào nhu cầu, định hướng mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao thì trên thực tế việc xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001 phải được tiến hành dựa trên các yêu cầu cụ thể được quy định trong hệ thống quản lý chất lượng theo từng phiên bản. Đối với ISO 9001:2015 thì quy định của các yêu cầu đó sẽ bao gồm 10 điều khoản.

1.  Phạm vi áp dụng.

2.  Tài liệu viện dẫn.

3.  Thuật ngữ và định nghĩa.

4.  Bối cảnh của tổ chức.

5.  Sự lãnh đạo.

6.  Hoạch định.

7.  Hỗ trợ.

8.  Thực hiện.

9.  Đánh giá kết quả thực hiện.

10. Cải tiến.

Như vậy để xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng thì người viết có thể bám sát vào 10 điều khoản này để tiến hành. Đồng thời, cần kết hợp nội dung về hồ sơ và những tài liệu kèm theo để cung cấp thông tin xác thực, chi tiết hơn cho người sử dụng. Sổ tay càng chi tiết, càng bám sát với thực tế của doanh nghiệp thì hiệu quả khi áp dụng sẽ càng cao.

Sổ tay chất lượng theo ISO 9001:2015 có bắt buộc không?

Để xây dựng, áp dụng và duy trì thành công hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng và sự cần thiết của cuốn Sổ tay chất lượng ISO 9001. Đối với những phiên bản trước đây thì sổ tay chất lượng là một trong những tài liệu bắt buộc phải có khi đánh giá chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001. Tuy nhiên, đối với phiên bản 2015, sổ tay chất lượng không còn là một tài liệu bắt buộc doanh nghiệp phải có nữa mà nó chỉ là việc làm khuyến khích các doanh nghiệp nên áp dụng. Tổ chức/ doanh nghiệp có thể đưa vào hệ thống tài liệu của mình nếu thấy tầm quan trọng của sổ tay chất lượng đối với việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

Nguyên nhân là vì cuốn sổ tay này chỉ tựa như mục lục bao quát của Hệ thống quản lý chất lượng, nó chưa cụ thể và thực sự bám sát thực tế. Ngược lại, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã có nhiều cải tiến mới với những yêu cầu cao hơn, đồng thời đưa ra những quy định chặt chẽ hơn với thông tin dạng văn bản. Thông tin dạng văn bản ở đây phải là thông tin được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.

Đồng thời, ISO 9001:2015 không quy định các phương pháp tiếp cận cụ thể để quản lý tài liệu. Mà mỗi tổ chức/ doanh nghiệp sẽ cần tự quyết định cách tiếp cận riêng trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì, lưu trữ, kiểm soát và cải tiến mọi tài liệu liên quan tới QMS.

Có thể nói dù không bắt buộc nhưng sổ tay chất lượng mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực vì vậy doanh nghiệp nên sử dụng khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Việc có được bộ sổ tay chất lượng chuẩn khoa học sẽ giúp quá trình thực hiện, áp dụng và duy trì hệ thống được chuyên nghiệp, rõ ràng và tiện lợi từ những người lãnh đạo đến nhân viên, đặc biệt là những cán bộ nằm trong ban ISO. 

Hy vọng với những thông tin cung cấp ở trên sẽ phần nào giúp Quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015, đồng thời biết cách sử dụng nó để mang lại hiệu quả cho hệ thống quản lý của doanh nghiệp mình. Mọi vấn đề thắc mắc hay có những câu hỏi nào liên quan đến chứng nhận ISO, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ qua số hotline 0976 389 199 hoặc liên hệ trực tiếp qua website của chúng tôi để được hỗ trợ tận tình và chi tiết nhất. 

 

The end !
Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp
29-01-2021

Lợi ích của ISO 9001 giúp "nâng tầm" doanh nghiệp

Lợi ích của ISO 9001 mang đến cho tổ chức/ doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, vẫn có những doanh nghiệp còn đang băn khoăn và thắc mắc với suy nghĩ “Quy mô sản xuất của doanh nghiệp mình còn nhỏ, chưa đủ khả năng để mở rộng hay việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế là chưa thực sự cần thiết…” Nhưng trên thực tế, dù doanh nghiệp bạn lớn, vừa hay nhỏ, hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 cũng mang lại những thay đổi tích cực và đáng kể cho doanh nghiệp bạn.

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch
29-01-2021

Nhiều ca dương tính trong cộng đồng, Thủ tướng chỉ thị cấp bách phòng chống dịch

Sau 55 ngày không có ca lây nhiễm mới thì trong 2 ngày vừa qua tại Hải Dương và Quảng Ninh đã ghi nhận thêm nhiều ca dương tính do biến thể mới của vi-rút. Đây được xem là trường hợp lây nhiễm cộng đồng lớn nhất từ trước đến nay. Trước tình hình dịch bệnh lây lan nghiêm trọng như vậy, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị 05/CT-TTg về một số biện pháp cấp bách trong phòng, chống dịch COVID-19.

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?
26-02-2021

Lợi ích của ISO thực sự mang lại khi áp dụng vào doanh nghiệp?

Nâng cao chất lượng sản phẩm là biện pháp hữu ích nhất để thu hút khách hàng thì nếu là chủ của một doanh nghiệp, bạn chắc chắn đã được nghe đến tiêu chuẩn ISO. Vậy thực hư ISO là gì? Lợi ích của ISO hay ý nghĩa thực sự mà nó mang lại khi áp dụng vào hệ thống là gì?

ajax-loader